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Levio
Levio
Transformation des organisations
4 février 2020

Cas client : Transformation organisationnelle

PROFIL

Notre client compte parmi les plus importantes compagnies aéroportuaires du Canada. Au cours des dernières années, elle s’est positionnée comme plaque tournante dynamique pour le trafic passager, notamment entre l’Europe et l’Amérique du Nord.

PROBLÈME

Sa vision est de devenir un gestionnaire d’aéroports se classant parmi les meilleurs au monde, en se distinguant par la qualité de son expérience passager. Pour ce faire, avec un total de plus de 19 millions de passagers en 2018 et une augmentation de clientèle soutenue de près de 7% chaque année, l’entreprise doit miser sur l’efficience de ses processus, une révision innovante de sa structure et une gestion rigoureuse de son portefeuille de projets. Levio a donc été mandatée pour appuyer l’entreprise dans la création d’un bureau de projets et transformations transversal et dans la réorganisation des nombreux services de soutien vers un service administratif partagé.

APPROCHE

Le cœur du mandat a été d’implanter le bureau de projets et d’augmenter sa crédibilité interne, en obtenant rapidement des résultats concrets. L’approche A.R.T. (pour Agir, Réajuster et Transformer), développée par Levio Conseils, est fortement axée sur l’implication et la responsabilisation des acteurs clé internes et se fonde sur la concertation et la communication continue avec les parties prenantes.

Le caractère Agile et collectif de la méthode A.R.T.  était tout à fait approprié pour l’aspect transversal du mandat, tandis que son caractère concret et axé terrain convenait au besoin de développer la crédibilité, la légitimité et la visibilité du Bureau de transformation.

L’approche A.R.T. est également inspirée des fondements du Lean Six Sigma, ce qui a répondu au besoin d’optimisation des processus administratifs et des recherches d’efficience.

SERVICES

Création d’un Bureau de transformation 

  • Conseils dans le domaine de la gestion de projets et des transformations organisationnelles
  • Feuille de route, détermination de la portée du projet et des objectifs, conception, architecture, exigences
  • Conception d’un modèle Bureau de transformation
  • Création d’une stratégie de gouvernance de portefeuille de projets basée sur l’approche A.R.T.
  • Coaching et formation des gestionnaires de projets
  • Gestion des parties prenantes

Réorganisation du service administratif partagé

  • Évaluer les processus existants, les rôles et responsabilités, les tâches, la structure du service et la gestion de sa capacité afin de maximiser les services offerts
  • Accompagnement de la gestion du changement durant la transition, réalisation du plan de transformation organisationnelle (projet, communication, formation, structure)
  • Ateliers collaboratifs ayant pour objectifs:
    • La clarification des rôles et responsabilités et interactions entre chacun d’eux
    • La cohérence du mode de travail et de la structure du service administratif vers une approche de transversalité brisant les silos
    • La flexibilité afin de pouvoir répartir plus équitablement le travail entre les employés du service administratif et gagner en agilité
    • L’optimisation et la standardisation des processus de travail pour l’exécution et le suivi des tâches administratives
  • Gestion de leur capacité afin de mieux prioriser et maximiser les services administratifs en cette période de croissance des activités

RÉSULTATS

  • Approche de transformation et de gestion de portefeuille inspirée des modes Agile et cascade
  • Positionnement stratégique fort du Bureau et légitimité quant à leur rôle d’agents de changement
  • Outils en gestion de projet et gestion du changement créés par Levio maintenant intégrés aux pratiques et processus du client
  • Restructuration des services administratifs selon l’approche Lean Six Sigma en mode collaboratif

RÉUSSITES

  • Le Bureau de transformation a été réalisé dans les temps, en respectant le budget et la portée
  • En raison des gains d’efficience générés par l’optimisation de processus, le client n’a pas eu à embaucher les trois ressources supplémentaires initialement prévues; il a plutôt eu recours à une seule ressource temporaire pour terminer l’intégration du changement
  • Collaboration sans faille entre les équipes partenaire et clients
  • Chez une entreprise ayant un modèle de gestion plutôt traditionnel, une nouvelle culture de l’innovation a vu le jour
  • Levio a gagné la confiance du client et par la suite d’autres mandats

 

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